如何做好一次公关活动?

之前很多文章都是写给咱们乙方看的,今天这一篇特立独行一些——写给甲方看,你没看错,这一篇写给甲方“你”看的,特别是给新手甲方看的,为什么我要写这样一篇文章呢?

如题——  活动不是只交给活动公司就够了!

如果你要想借助活动公司这个第三方替自己举办一场满意且体面的活动,那就不能抱着一个招个标、比个稿、定个标的三件套流程心态就完事了,你要做的远不止这些。

如果你还抱着这种心态去对待领导交给你的任务,去对待定下的活动公司,我劝您最好及时调整,不然回头翻车受苦的还是你自己,特别是那些总在吐槽说活动公司这个不行那个不行的,还有只敢在心底吐槽领导怎么突然这样作妖,怎么想一出是一出,要活动公司解决还不配合的,自己夹在领导和乙方之间里外不是人的,甚至搬出拉黑了都无法威慑到乙方来配合自己去解决领导一时“兴起”想法的,又或是容易被好像被活动公司牵着鼻子走的,被领导训斥谁是甲方都搞不清的状况的,最后落得个啥事都办不好的印象。

我相信现在的甲方多多少少都遇到过这些问题,一肚子委屈搞不定领导要干嘛,一边在自叹自己身在甲方还不如乙方,一边又在愁自己怎么就碰不上一家省心的活动公司。

如果你遇到上述的问题,我相信你做到以下4点后,虽不能确保你的每场活动都能让领导满意,但至少工作的顺心程度还是大大提高的。

1心态很重要

请各位对接活动公司的甲方都能够学会——不要把自己当大爷,因为花钱给活动公司的是你们公司,不是你,而你只是用公司的钱去替公司办事,所以请不要在态度上或者言语上特别彰显你高高在上的样子。

本质上甲乙之间应该是互帮互助的关系,平等合作的关系。

很多时候你能获得援助的只有活动公司,他们和你虽不是长期共事的同事,但却是关键时刻可以“救命”的临时战友关系。

另外活动公司除了那种刚起步的以外,大多数成熟的都有自己的客户,也有这个行业的圈子,如果你也是听领导做前线工作的人,就更不要动不动用拉黑、投诉来恐吓,特别是你自己也摸着良心,知道问题发生其实不是在于他们的时候,当然那些真心不行的活动代理商除外。

2做一个有效的“内应”

我见过太多甲方的对接人,都是属于一问三不知的类型,即问领导的喜好如何,对过往活动的哪一场是印象深刻的,领导希望这次发布会中重心呈现是什么?

就以上问题,要么答不上来,要么说看标书搪塞过去了,还觉得供应商没有认真看标书。

但实际上要完成一场活动,特别是定了这个活动公司后,你需要给的信息是一定是标书里没有的,甚至是更加全面的——比如过往做活动的时候都有什么特别要求,领导不喜欢什么(包括但不限于流程、色系、元素、主持人等),喜欢什么;如果有自己没把握的,也可以去问询下陪同领导参加过一些同行活动的同事,一杯茶水间的咖啡就可以问到领导对其他活动有什么意见或认可,这些都是非常值得参考的信息!

以上信息,如果供应商都没问,那你就更要告知他们,因为都不主动来问,显然不够上心,你更要多盯着点,不要大意!(不过大多数情况,专业的活动公司都会主动问)。请相信我,多主动了解领导,多和活动公司沟通,让他们多根据这些信息,想想可以做一些预案,这都比你确定了活动公司之后就想着什么都不管要强太多。

3主动去了解活动相关的信息

多和同行进行交流

如果你是一个需要经常负责公司活动的人员、或者是品牌部、推广部刚来的新人小趴菜,那么请你务必多去了解活动,譬如加入一些活动平台,他们都有很多社群、甚至有很多其他甲方建的社群,大可加入去了解、去交流,多多吸取经验,甚至互相交流推荐、吐槽遇到过的各种活动公司,你也会因此在活动这个板块上更加得心应手,知道哪种活动公司适合自家公司,知道哪种公司不适合,防止自己踩雷。

如何做好一次公关活动?

比如一些公司看着盘子大,但实际走的都是外包路线,有一些公司是很专业,但做事风格习惯主导甲方,有一些公司看着案例满满,实际上连公司办公地都没有,还有一些公司看着勉强还行,但是服务态度却很好,所以世面上是各种公司都有,平时就多去了解不同的活动公司,甚至你也可以提出到你看中的活动公司哪里刚好有活动落地执行,让他们带你去现场看看,现场感受下执行、物料,这样在有需要的时候,就可以降低自己踩雷的机率了。

4什么样的级别活动找什么样的活动公司

这个也是很关键的,有一些甲方有时候觉得活动公司是什么都可以做的,但是往往效果不尽如人意为啥,首先活动行业在中国已经发展了也有二十来年了,不同社会领域的发展也同样伴随着服务不同行业领域的活动公司成长,所以活动公司自然也是各有所长、各有规模。

从服务领域来说,就像汽车品牌很少去找做地产的活动公司,做医疗的很少去找做奢侈品活动公司是一个道理,所以在找活动公司尽量优先选择服务你们这个领域的,如果没有多少专门服务该领域的就找一些综合业务的活动公司(不只有单独某一个领域的活动来做主要业务来源的公司)。

从服务预算来说,对应不同级别预算建议也去找不同级别的公司,比如一些小暖场、或者小会议的活动本身预算不多的情况下,建议去找小型一些活动公司去落实你的需求,因为相对大一些的公司,不可否认其在收费上可能多少会比小公司高一些,甚至还有收取服务费的,所以找大的活动公司去策划执行,不如找小公司去做来得更加划算;那么百万级别的活动需求,也建议选择平台更大一些公司、资历更老一些的公司,可能相对会更有保证一些,虽说小公司、新公司服务态度更好,但是对于百万级别项目承受压力来说,也是具有一定的风险,二者的选择不能说单纯金额来划分,不过什么样的需求找什么样的公司这个原理总是没错。

以上四点只是你和活动公司合作过程中的一种润滑油的存在,怎么用还是要看实际情况来进行分辨,但核心还是希望各位想着找个活动公司就完事的甲方们了解一场大家都满意的活动,是非常需要甲方对接人来配合和支撑的。

活动不是给乙方办的,他们是收钱来替你们办的,乙方圈子很大,只要乙方是专业的,你的互相尊重会给你解决不少麻烦。

作者: 活动汪

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